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快捷方便、与时俱进做好电子文档管理工作——谈高等专业技术学院

更新时间:2012-02-07浏览:评论: 条

快捷方便、与时俱进做好电子文档管理工作
——谈高等专业技术学院办公室文档工作
李琼霞    云南林业职业技术学院
 
1.         引言
档案是一种信息资源,同时也是一种无形的财富。档案工作作为学院管理的一项基础工作,用计算机管理已是人所共识。二十世纪的今天,国家加大了对档案工作的重视程度,档案事业正以健康快速的步伐持续发展。身为一名高等职业技术学院的档案工作者,结合自已十多年的工作实践,我想谈一谈对学院办公室电子文档管理工作的几点体会。
 
2.         传统的档案管理
以往的档案管理一般分为“收”、“管”、“用”三个环节,收集的文件材料要做到齐全完整,才可能有丰富的档案内容,发挥较好的档案利用作用。管"这一环节包括两个方面:一是对各种档案科学分类的管理;二是指档案工作的管理模式。第三是"用"。档案工作最终的根本目的便是利用。和其它行业档案利用一样存有一样的通病:坐等上门。长此下去, 势必会影响档案工作在一个单位中相应的地位。
3.         电子文档管理
3.1  电子文档管理的优点
1、建档方便。
高等职业技术学院这一类规模的单位,我们只需要一台配备有“WORD”和“EXCEL”的电脑,就可以很好的完成办公室的建档,而“WORD”和“EXCEL”是每一台电脑最基本的配置,这样我们就可以很简单的在电脑上进行建档工作。
2、使用快捷。建档完成后,档案保管员再把档案的原始资料按类别,顺序输入电脑,需要查找档案的时候,只要在计算机中输入关键字或日期或文号,就可以迅速的搜索到你所要查询的资料,从而提高了档案保管的利用程度。
3、保存期限较长。一般的纸质文档,保存期限最长也不过几十年,而用计算机保存最长寿命可达成150年之久,并且电子文档还具有存储量大,不占地方的优点,既节约空间又廷长了保存期限。可以说是一举两得。
4、倡导节约。大家都知道传统的纸质文档成本较高,既要使用油墨,又要浪费纸张,而使用电子文档就可以很好的节约费用,如果下一步能采用电子政务的方式,完全靠网络来传导信息,则更能节约政府的大量办公经费的开支。
3.2  电子文档管理存在的问题和解决的办法
1、电子文档管理人员素质水平有待提高。档案人员应该具备以下素质。首先知识面要拓宽,尤其计算机操作能为要强,一般的高等专业技术学院都不可能设置专门的办公室文档管理人员,所以我们的文档人员就要一专多能,一人能胜任多岗。其二是参与学院管理的意识既要主动又要有预见性,为学院工作出谋划策,提前介入,超前服务。其三是对学习文化、业务知识要从深层次上来消化吸收,不仅要精通,还要实事求是加以活学活用。针对这方面的问题,我们就应该加强计算机专业技术及相关技能培训。
2、加强档案管理制度迫在眉睫。由于电子文件的易被修改和删除等特性,同纸质文件相比更容易失真或丢失,这就对管理者的职业素质提出更高要求,要建立电子文件管理的规章制度。针对这一点,我们要努力研究业务,以纸质文件管理方法为基础,找出电子文件的特殊之处,制定出比较完善的适应本部门使用的电子文件管理制度,做到电子文件管理有章可循。面对电子文件的诸多特性,加强职业道德素质教育,增强工作人员的责任心和使命感显得更为重要。原来总是强调工作人员要有主人翁意识,在电子文件时代,这种主人翁意识更应最大限度地加强。
3、注意电子文档的保存价值。对于电子文件的管理,要避免不区分价值,一律作为原始数据保存。这样做,最大的好处就是保存了全部的信息,无论你想查看什么内容都可以,但也有不妥之处,办公自动化的日益深化,日后所形成的电子文件势必呈几何级增长,如果那时仍按此种方法完全备份,对人力、物力、财力都将是一种浪费。所以,有必要对电子文件进行鉴定,清除一些没有价值的电子文件,就可最大限度的解决这个问题。
4、做好电子文档的保管和保密工作。具有长期保存价值的电子文件必须要归档保存,对于归档的电子文件,按照规定应该脱机保存,现在最流行的是使用光盘刻录技术。虽然光盘的法律地位还没有确定,没有统一的国际标准,但其广泛应用之势越来越猛。而且其价格低廉、存储量大、读写速度快、易保存等特点也使其成为愈来愈多的单位存储电子档案的首选。
4. 结束语
我国加入WTO之后,发展、应用现代化科技技术成为首要问题,所以在档案工作中应用电子文档,成为当前档案工作者的一大工作方法。用计算机“武装”起来的档案工作,将会更为系统、全面、便捷地提供各种信息。我院的上级主管部门——云南省林业厅在2005年年初下达了“关于上报有关资料到OA办公系统的通知”的通知,这意味着下一步厅办公室将建立云南林业资源库、数据库,启动OA办公自动化系统,也就是说“电子政务”管理将切实在我们的工作中得到应用,而“电子政务”的前提就是电子文档,我们只有熟练掌握了电子文档的操作和应用,才能为即将到来的“电子政务”时代更好的服务,为学院的管理更好的服务!

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