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VLOOKUP函数在高校资产统计中的应用

更新时间:2012-06-01浏览:评论: 条

摘要:在高校资产账目管理中,经常要与财务账中的数据进行比较,以确保数据的正确性;在统计报表中有时需要对两个数据表进行连接使用,以得到合要求的报表,VLOOKUP函数轻松解决了这些问题。
关键词:VLOOKUP函数,数据比较,数据查找

近年来,随着高等教育的发展,高的校固定资产的总量和价值也得到迅速提升,固定资产的管理根据需要也进入了信息时代。由于资产管理软件的发展晚于财务管理软件,很多学校财务管理软件和固定资产管理软件不是同一个开发商,造成两套软件不能对接,有些数据必须人工核对。资产统计时,有时要对两个数据表进行衔接,以得到符合要求的报表。EXCEL表格中VLOOKUP函数是完成这些任务的一个很方便的工具。
一、VLOOKUP函数简介
   函数形式: VLOOKUP(查找值,区域,列序号,逻辑值) 
“查找值”:为需要在数组第一列中查找的数值,它可以是数值、引用或文字符串。“区域”:数组所在的区域,如“A1:F8”,也可以使用对区域或区域名称的引用,例如数据库或数据清单。“列序号”:即希望区域(数组)中待返回的匹配值的列序号。如果小于1,函数VLOOKUP 返回错误值 #VALUE!;如果大于区域的列数,函数VLOOKUP返回错误值 #REF!。 “逻辑值”:为TRUE或FALSE。它指明函数 VLOOKUP 返回时是精确匹配还是近似匹配。如果为 TRUE 或省略,则返回近似匹配值,也就是说,如果找不到精确匹配值,则返回小于“查找值”的最大数值;如果“逻辑值”为FALSE,函数 VLOOKUP 将返回精确匹配值。如果找不到,则返回错误值 #N/A。如果“查找值”为文本时,“逻辑值”一般应为 FALSE 。 
二、数据比较
在资产管理中,购置的资产先在资产系统中入固定资产账,然后再到财务处报销入财务帐。为确保两套系统中数据完全一致,每年两个部门都要对账。由于财务报销的可能是本年度购买的,也可能时上个年度甚至更早时期购买的,故资产账需要导出的数据比财务的大很多,人工比较就很麻烦,也容易出错。VLOOKUP函数就派上用场了,我们利用它找出财务已经报销的验收单号,并比对验收单的价值是否一致。
为使用VLOOKUP函数,先要从导出财务表和资产表,转换成EXCEL工作表,并复制到一个工作薄,两个工作表分别定义为财务表和资产表。把两个表的验收单号项移到的第一列,再按验收单号对两个数据表进行排序。假设工作表只有两项数据, A列为验收单号,  B列为价值(元),财务表有6条数据,数据区域为A2:B7,资产表中有8条数据,数据区域为A2:B9。把财务表的第C列数据项名称定义为资产系统价值(元),第D列为差额项。在财务工作表中的C2单元格里输入函数VLOOKUP(财务!A2,'资产'!$A$2:$B$9,2,FALSE),按回车键后,C2单元格里立即出现资产表对应验收单的价值。注意,函数的寻找区域一定要用绝对地址,即“资产 '!$A$2:$B$9”,保证复制函数时区域不随函数所在位置的变化而变化,从而导致错误的结果。这时数据比较就很容易了,把两列数据相减,结果不等于0的就是数据不一致的验收单。为此,只要在在D2单元格输入公式=A2—B2,并把公式复制到D3:D7区域就可以了。
三、查找未报销的验收单
在资产账的管理中,已报销的验收单数据要与财务一致,没有报销的验收单也要查明原因,督促有关人员尽快办理相关手续。这时就要从所有验收单中找出未报销的验收单号。功能比较完善的资产管理系统可以将已报销的和未报销的验收单分别做出标记,很容易分辨。但有时由于财务、资产不是一套系统,也会产生个别验收单标识不正确。这时,VLOOKUP函数又可以发挥作用了。
将上述资产工作表的第C列数据项名称定义为已报销验收单号,在其工作表的C2单元格里输入公式=VLOOKUP('资产 '!A2,财务!$A$2:$B$7,1,FALSE),并把公式复制到C3:C9区域。C列有具体数值的表示在财务表里已找到相应的验收单号,这是已报销的验收单。C列中公式计算结果等于#N/A,表示在财务表里没有这张验收单,是未报销的验收单。如果验收单数量较大时,可以对C列进行排序,所有未报销的验收单都集中在一个区域,把这个区域复制到另外一个工作表中,那个工作表的数据就是全部未报销的验收单号了。
四、两个表的组合
在资产统计中,还会遇到这种情况,一个表需从另外的表中取出需要的数据代替原表中的某些项,才能合乎报表要求。如,资产管理系统有一个对资产类别的汇总统计,利用它得出数据很方便,但它有一个缺点,汇总表导出的名称是分类号,需要把它转换成对应的名称才可上报。利用VLOOKUP函数也可以解决这个问题。
首先找到资产分类号的EXCEL表格,第一列是资产分类号,第二列是对应的分类名称(既可在资产管理系统中导出,也可在相关应部门里找到)。把两个表格(分别叫分类表和汇总表)复制到一个工作薄里,第一列都是分类号,分类表的第二列是类名称。在汇总表的的一个空白列(假如是F列)标注为分类名称,在F2单元格里输入公式= VLOOKUP('汇总表 '!A2,分类表!A:B,1,FALSE),并把公式复制到F 列对应的区域,以保证汇总表的所有分类号都可找到对应的名称。将F列进行复制,选择性粘贴到所需的列(注意,只粘贴数值),保存后,删掉多余的项。这样,一个符合要求的表格就出现了。
Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件,它函数功能十分强大。掌握利用好EXCEL函数,可以大大提高工作效率。

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