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高校独立学院档案管理数字化建设研究

更新时间:2016-03-31浏览:评论: 条

  刘恺蓉 武汉科技大学城市学院 430083

  关键词:高校独立学院;档案管理;数字化建设

  前言

  信息时代的发展变革了生活的方方面面,同时也推动了包括档案管理数字化建设在内的高校数字化建设。档案作为一种原生信息资源,对独立学院的日常运营有着重要影响。

  一、独立学院档案管理数字化建设意义

  (一)以个体带动整体,推动高校数字化校园的建设。独立学院是我国高等教育办学模式的一种创新,更新了教学运行机制,推动了我国高等教育的可持续发展。在独立学院办学规模逐步扩大的背景下,档案管理工作也日益重要,加强独立学院档案管理信息化建设刻不容缓。因此,建设独立学院档案管理数字化,不仅为独立学院档案管理过程中遇到的问题提供了有效地解决方法,还为高校数字化校园建设提供了可借鉴的先例和经验。

  (二)贯彻以学生为本的管理理念。学生档案对学生而言是非常重要的材料性文件,是记录学生在校期间学习生活的文件。独立学院作为高校的独立分支,档案资料繁冗驳杂,在尚未完全数字化管理的前提下,管理起来有一定的难度。开展学生档案数字化管理后,能大大缓解管理困难的局面,简化管理流程和削减档案管理人员,贯彻以学生为本的管理理念,更好的服务于学生,同时学生们也能对校园档案管理更放心。

  (三)搭建现代化办公平台。数字化管理学生档案有利于学生掌握自己的档案资料,同时,学生在校时的各种档案也能及时有效地被收集起来。在将学生档案由纸质版转换为电子版后,利用信息网络技术,搭建现代化办公平台,使档案的收集、查询、共享一体化,方便学生及用人单位自动查询信息。

  二、独立学院档案管理数字化建设不足之处

  (一)在这样的信息化时代,高校档案管理工作对信息网络技术的依赖日益加深,进行学生档案管理工作必须要有效利用计算机。但是许多独立学院管理学生档案依然采用传统纸质化管理模式,没有意识到数字化管理的巨大优势和重要意义,数字化管理意识薄弱,阻碍了独立学院档案管理数字化建设。

  (二)缺乏数字化管理人才力量。独立学院学生数量多,各种档案资料繁冗驳杂,档案管理工作复杂,任务重,很少有人愿意从事学生档案管理的工作。独立学院档案管理数字化建设需要很多优秀的计算机人才和档案专业管理人才,而这些都是独立学院所缺少的力量。

  (三)缺乏数字化管理物质力量。如上文所说,独立学院学生档案管理数字化是一项非常复杂的工程,除了需要优秀的计算机人才和档案管理人才,还需要档案管理设备和应用软件。但是许多独立学院不肯或不能在学生档案管理上投入资金购买设备、设施或聘请专业档案管理人才,影响了学生档案管理的数字化进程。

  三、独立学院档案管理数字化建设提升措施

  (一)培养并积蓄人才力量

  学生档案管理的前提是管理者,为推动学生档案数字化建设,独立学院首先应大力培养专业的、经验丰富的档案管理人才,如果没有这样的人才,可以先从现有人才做起。提升本院原有人才的业务技能,对他们进行集中的计算机技术培训,加强安全保密意识,对档案管理人员的信息登记入册,加强管理,定期就国家相关管理规定对他们进行培训,积蓄本院学生档案数字化管理的人才力量。

  (二)大力投入物质力量

  独立学院若真想推动学生档案数字化建设进程,就必须在培养、积蓄人才力量的基础上,大力增强物质及资金投入,购买专业档案管理设备,更新学生档案管理系统的办公设备,购置丰富的影音视频资料和计算机硬件设备,同时加强网络覆盖,提升网络速度,满足管理需要。

  (三)贯彻以学生为本的理念和数字化管理意识

  加强学生档案管理数字化意识对于提升独立学院档案管理水平具有重要意义,独立学院管理人员应及早摒弃传统纸质版的管理模式,积极学习计算机网络技术,学院应建设好完备的电子政务系统和智能化的档案管理系统,深化学院管理者的数字化档案管理意识;与此同时,贯彻以学生为本的理念,在平时的档案管理中应重视对其的利用和为学生服务的意识,简化学生查询、打印自己需要的档案资料的流程,从学生角度出发,注重解决学生档案管理的实际问题。

  结束语

  在社会信息化程度不断提高和数字化校园的建设及传统档案管理模式日现弊端的背景下,高校档案管理数字化已成历史必然。独立学院档案管理事业起步晚,数字化管理档案意义重大。数字化管理学生档案,学生可以在网络允许的条件下随时掌握自己的档案资料,同时,学生在校时的各种档案也能及时有效地被收集起来。在将学生档案转换为电子版后,利用信息网络技术,搭建现代化办公平台,一体化档案的收集、查询、共享,更方便地学生及用人单位自动查询信息服务。因此,建设独立学院档案管理数字化,不仅可以为独立学院本身的发展服务,还可为高校数字化校园建设提供经验借鉴。

  参考文献

  [1]毕伟大. 浅谈独立学院档案数字化建设[J]. 兰台世界,2014,20:35-36.

  [2]赖凡. 论高校档案管理的数字化建设[J]. 济南职业学院学报,2015,06:119-120.

  [3]黄元旦. 论高校档案管理数字化建设[J]. 黑龙江档案,2013,06:21.

  [4]赵凤燕. 独立学院档案管理对学院文化内涵建设的影响探究[J]. 亚太教育,2015,06:207.

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